Normas de acceso

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ACCESO AL ARCHIVO MUNICIPAL

 

PREÁMBULO

 

El Archivo Municipal ha visto incrementado, a lo largo de los últimos años, e1 número de consultas que efectúan ciudadanos, investigadores y administradores a sus fondos.

Este motivo unido a la entrada en vigor de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que en su artículo 37 reg­ula el acceso a la información de los archivos y registros administrativos, pone de manifiesto la necesidad de contar con un Manual de ­Procedimiento de Acceso a los Documentos que posibilite la consulta, por medio de un sistema claro y objetivo, a todos los ciudadanos y a la propia Administración.

Con este Manual se pretende facilitar el acceso siguiendo unos criterios de transparencia y eficacia administrativa, pero al mismo tiempo protegiendo la intimidad de las personas y garantizando la conservación de los documentos que forman parte de la historia del municipio.

Para su confección se ha tenido en cuenta toda la normativa existente en materia de acceso a los documentos y la experiencia desarrollada por el Archivo Municipal en el contacto diario con los ciudadanos.

Los documentos del Archivo se han clasificado atendiendo a la información que contienen en dos grandes grupos: documentos de libre acceso y documentos de acceso restringido.

Dentro de este último grupo se han establecido tres niveles de acceso que se corresponden con las pautas marcadas por la Ley 30/1992 antes mencionada. En cada uno de estos niveles se relacionan algu­nas series documentales que, a manera de ejemplo, pueden servir de orientación a la hora de resolver algunos problemas de interpretación de la Ley.

Si bien este Manual va dirigido fundamentalmente a los ciudadanos, ha parecido necesario establecer un procedimiento normalizado que regule el acceso a los documentos por parte de la propia Administración Municipal, miembros de la Corporación, otras Administraciones e investigadores, ya que la normativa estudiada en materia de acceso refleja un tratamiento diferenciado.

Conviene destacar la actitud abierta hacia la investigación que se propone en este Manual.  Creemos que el Archivo Municipal debe ser accesible a los investigadores, siempre y cuando vengan acreditados por una Universidad o Entidad de reconocido prestigio científico, y se comprometan a cumplir los requisitos que se especifican más adelante. Esperamos, por último, que estableciendo este Manual de Procedimiento se pueda combinar perfectamente el derecho a la información que tienen todos los ciudadanos con el derecho a tener garantizada su intimidad.

 

NORMATIVA JURÍDICA

 

El acceso de los ciudadanos a la información se recoge en la siguiente normativa jurídica:

  1. Constitución Española. Artículo 105-b.
  1. Ley 7/1985, de 2 de abril, de Bases de Régimen Local. Artículos 18 y 70.3, y 55 c.
  1. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Artículos 57.1.a y c, y 62.
  1. Real Decreto 111/1986, de 10 de enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985. Artículos 25 y 39.
  1. Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. Artículos 14 y 230.2.
  1. Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública. Artículos 13, 15 y 19.
  1. Ley 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado. Artículo 14.
  1. Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Artículo 37.
  1. Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. Artículos 37 al 42.

 

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

 

Documentos de libre acceso

 Se consideran de libre acceso todos aquellos documentos sujetos en su tramitación a Derecho Administrativo, que se correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la Seguridad o Defensa del Estado, la averiguación de los delitos o a la intimidad de las personas.  Se consideran también documentos de libre acceso aquellos, que aún conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas, hayan transcurrido más de 25 años de su muerte, si es conocida, o más de 50 años de la fecha del documento.

No obstante el acceso podría ser denegado, de acuerdo a lo regulado en el Art. 37.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley.

 

Documentos de acceso restringido

Se establecen tres niveles de acceso en función del tipo de documentos de que se trate y del grado de información que contengan.

Documentos no sujetos en su tramitación a Derecho Administrativo.        

Algunos documentos que entrarían en este apartado serían los siguientes:

  • Documentos auxiliares de la gestión: dossieres informativos.
  • Correspondencia de Alcaldía. (De carácter o contenido político no administrativo).
  • Actas de reuniones de trabajo.

El acceso a estos documentos queda reservado a las oficinas, funcionarios o miembros de la Corporación cuya consulta sea necesaria por entrar en el ámbito de sus competencias.

Documentos que contienen datos que pueden afectar a la intimidad de las personas, a la Seguridad y Defensa del Estado o a la averiguación de los delitos.

Entrarían en este apartado los siguientes:

  • Expedientes sancionadores y disciplinarios.
  • Exámenes (incluidos en el expediente de selección de personal).
  • Curriculums (incluidos en el expediente de selección de personal).
  • Expedientes personales.
  • Expedientes de recursos.
  • Listados de impagados.
  • Padrón Municipal de Habitantes.
  • Hojas de tomas de datos a efectos estadísticos.
  • Partes Médicos (adjuntados a los partes de incidencias).
  • Partes de Bajas.
  • Expedientes de Salud Laboral.
  • Expedientes de Quintas.
  • Expedientes de solicitudes de Ayudas Asistenciales.
  • Informes sociales.
  • Partes de la Policía Municipal.
  • Expedientes de solicitudes de tarjetas de armas.
  • Informes de la Policía Municipal (cuando aparecen nombres de personas físicas o jurídicas en relación con un delito, o se detalle su situación familiar o socio-económica).

Y en general todos aquellos documentos de carácter nominativo que contengan datos pertenecientes a la intimidad de las personas.

El acceso a estos documentos queda reservado a los titulares y a las oficinas, funcionarios o miembros de la corporación que, o bien intervinieron en su tramitación, o bien, la materia de dichos documentos entre dentro del ámbito de sus competencias.

Documentos de carácter nominativo que no contengan otros datos pertenecientes a la intimidad de las Personas.

Algunos documentos que pertenecen a este grupo serían:

  • Expedientes de solicitudes de licencia de Obras.
  • Expedientes de solicitudes de licencia de Aperturas.
  • Expedientes de Ocupación Viaria.

El derecho de acceso podrá ser ejercido, además de por el titular, por terceros que acrediten interés legítimo y directo. El acceso a estos documentos por parte de las oficinas municipales, funcionarios y miembros de la Corporación será libre, siempre y cuando lo hagan en el ejercicio de sus competencias.

El acceso a estos documentos podrá ser denegado, de acuerdo con el artículo 37.4 de la Ley 30/1992 antes mencionado.

En el supuesto de que alguno de los expedientes arriba relacionados contengan documentos que puedan clasificarse como B2, éstos deberán ser retirados antes de ser mostrados a terceros. Por ejemplo expedientes sancionadores incluidos en el expediente de solicitud de licencia de obra, o informes sociales que puedan estar incluidos en los expedientes de ocupación viaria.

Se pueden considerar que tienen interés legítimo y directo de la con­sulta de los expedientes de solicitud de licencia de obra o de apertu­ra las siguientes personas:

  • Presidentes de Comunidades de Vecinos.
  • Propietarios actuales.
  • Inquilinos o arrendatarios.
  • Propietarios de edificios o comercios colindantes.
  • Técnicos, administradores o gestores, que actúen en nombre de la propiedad o de los mencionados anteriormente.
  • Interesados en adquisición de locales o pisos.

 

PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO MUNICIPAL

 

  1. Acceso a los documentos por Oficinas Municipales.

Las Oficinas Municipales pueden acceder a los documentos mediante consulta en el Archivo o por medio de solicitud de préstamo. El Archivo Municipal facilitará a las oficinas los impresos correspondientes.

Cada oficina tiene acceso libre a la consulta de los documentos enviados por ellas mismas y los de libre acceso. Para el acceso de los documen­tos restringidos enviados por otra oficina, se deberá especificar, tanto en la Hoja de Préstamo como en la de Consulta, el motivo de la solicitud.

 

  1. Acceso a los documentos por Miembros de la Corporación.

El acceso está regulado por los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

Los Concejales pueden acceder a los documentos mediante consulta en el Propio Archivo o bien utilizando la modalidad de préstamo.  En cualquier caso, deberán cumplimentar la Hoja de Consulta o de Préstamo.

 

  1. Acceso por parte de otras Administraciones.

El acceso a los documentos municipales queda regulado por el artículo 4.2 de la Ley 30/1992.

No obstante, para acceder a los fondos clasificados como restringi­dos, se deberá presentar documento de solicitud firmado por el responsable del departamento que formula la consulta.

En lo relativo a la consulta de datos protegidos por el secreto estadístico se estará a lo regulado en el artículo 15 de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.

 

    1. Acceso de los ciudadanos al Archivo Municipal.

4.1. Acceso a los documentos administrativos.

El acceso se realizará mediante presentación en el Registro General de una solicitud en donde se describa el documento que se desea consultar o la información que se precisa. En el supuesto que pretenda consultar un documento de carácter nominativo, no siendo titular del mismo, deberá presentar junto con la solicitud, algún doc­umento acreditativo de su interés legítimo en la consulta.

Los impresos de solicitud estarán en la oficina de Información Municipal que los facilitará a los interesados.

Con el fin de agilizar las consultas y que éstas puedan ser atendidas en el mismo día de presentación de la solicitud, se utilizará el impreso autocopiativo de diferente color.

El Procedimiento será el siguiente:

El ciudadano entregará la solicitud en el Registro General; una vez dada de entrada le será devuelta la hoja de color; en el Archivo Municipal entregará la hoja y los documentos acreditativos. La oficina de Registro conservará su hoja el tiempo que juzgue necesario, para posteriormente ser destruida.

La denegación del acceso a los documentos se hará por escrito con resolución motivada por parte de la Comisión de Gobierno, previo informe de los técnicos competentes.

Cuando los documentos del Archivo hayan sido microfilmados o procesados en disco óptico o cualquier otro sistema de reproducción, la consulta se hará, preferentemente, sobre estos soportes con el fin de proteger en la mayor medida posible los originales.

4.2. Acceso a la documentación informativa.

El acceso a libros de consulta, revistas, boletines informativos, catálogos, folletos, impresos y Boletines Oficiales, será libre.

El ciudadano acudirá directamente al Archivo Municipal donde se le facilitará el acceso a esa documentación, así como las copias que desee, sin más trámite que la cumplimentación de una Hoja de Consulta que el Archivo conserva a efectos estadísticos.

 

      1. Acceso por parte de los Investigadores.

De acuerdo con la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante Podrán realizar petición genérica sobre una materia o conjunto de materias.

Los investigadores tendrán libre acceso a todos los documentos que se conservan en el Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya a hacerse mención de los datos cual­itativos de las personas afectadas, y previo compromiso por escrito de que garantizará debidamente la intimidad de las personas.

En cualquier caso, el acceso se hará mediante carta de presentación de una Universidad o Entidad de reconocido prestigio.  El investi­gador se comprometerá también, a entregar copia al Archivo Municipal de la publicación que resulte de sus investigaciones.

El acceso podrá ser denegado según lo dispuesto en el artículo 37.4 de la Ley 30/1992, ya mencionado.

 

OBTENCIÓN DE COPIAS

 

Los ciudadanos tienen derecho a que se les facilite copias de los documentos que se custodian en el Archivo Municipal, previo pago de las tasas en la oficina correspondiente. Y según los criterios men­cionados para el acceso a los documentos.