Reglamento del Archivo

Reglamento del Archivo Municipal Ayuntamiento de Leganés

 

 

CAPÍTULO I. Disposiciones generales.

 

Artículo 1. Definición y funciones

 

  1. El Archivo Municipal es el conjunto orgánico de documentos de cualquier época y soporte material producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones, y que se conservan debidamente organizados para su utilización en la gestión administrativa municipal, la información, la cultura y la investigación.

 

A estos efectos, se entiende por “documento” toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluido el soporte informático.

Se entiende también por Archivo Municipal la instalación donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para las finalidades expuestas anteriormente los documentos que integran el Patrimonio documental municipal.

 

  1. El Archivo Municipal es un bien de dominio público en función de lo establecido en el Reglamento de Bienes de las Entidades Locales (Real Decreto 1372/1986, de 13 de junio), pues conserva y custodia el Patrimonio documental del Ayuntamiento.

 

Igualmente es un servicio público, condición que adquiere al cumplir el mandato constitucional de hacer accesibles los documentos a los ciudadanos.

Y es, asimismo, un servicio general de la Administración Municipal, cuya principal función es la sistematización de la gestión documental del Ayuntamiento desde la creación del documento hasta la conservación histórica, organizando, recibiendo y sirviendo los documentos a la propia institución y a los ciudadanos.

 

 

  1. Estas funciones y, otras que se consideren integrantes de este Servicio se desarrollarán conforme a lo regulado en el presente Reglamento y, en su defecto, a lo establecido en la Ley 7/1985, de 2 de abril, de Bases de Régimen Local; el Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, texto refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local; el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales; la Ley 16/1985, de 25 de Junio, de Patrimonio Histórico Español; la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, y demás normativa estatal o autonómica vigente sobre la materia.

 

 Artículo 2. Patrimonio Documental Municipal

 

  1. Forman parte del Patrimonio Documental del Ayuntamiento los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por:

 

  1. a) Todos los Órganos de Gobierno y de la Administración General del Ayuntamiento.

 

  1. b) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Ayuntamiento, así como las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en el municipio, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios.
  1. c) Las personas físicas que desempeñen cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.

 

  1. d) Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento.

 

Igualmente forman parte del Patrimonio Documental Municipal los documentos que ingresen en el Archivo por donación, compra o legado.

 

  1. Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en la Administración Municipal está obligada a entregar los documentos que haya generado en razón de su cargo al cesar en sus funciones, conforme al artículo 54.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

 

Artículo 3. Adscripción del Archivo

 

El Servicio de Archivo dependerá del órgano de gobierno responsable de la organización administrativa, esto es, la Delegación de Régimen Interior o, en su defecto, la Alcaldía-Presidencia, y deberá tener la autonomía que le es propia por su especialidad funcional.

 

Artículo 4. Personal

 

  1. La dirección científica, técnica y administrativa del servicio corresponde al Archivero Municipal.
  1. El personal técnico del Archivo Municipal deberá tener la condición de funcionario, encuadrado en la Escala de Administración Especial, sin perjuicio de las modalidades de contratación laboral establecidas. En cualquier caso deberá acreditar conocimientos de técnicas archivísticas y documentales, historia general y local, historia de las instituciones, diplomática, paleografía y derecho administrativo.

 

  1. Para el desarrollo de las funciones del Archivo Municipal es imprescindible que éste sea dotado con recursos humanos, constituidos por el personal técnico apoyado del personal auxiliar y subalterno necesarios. Igualmente el Ayuntamiento velará por la formación continuada de dicho personal, dada la importancia de este servicio para la gestión municipal.

 

 

CAPÍTULO II. Del ingreso de los documentos.

 

Artículo 5. Transferencias

 

  1. Las oficinas municipales remitirán al Archivo los expedientes y documentos cuya tramitación esté finalizada, y su edad sea superior a cinco años.

 

  1. Los documentos irán acompañados de hojas de remisión de fondos, según modelo normalizado, debidamente cumplimentadas, en los términos que establece el artículo 179 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
  1. Los envíos se efectuarán con la periodicidad y en las condiciones que establezca el Archivo, en coordinación con los diferentes jefes de servicio.

 

  1. Los expedientes se enviarán en perfecto estado, ordenados y foliados, eliminando previamente duplicados y fotocopias inútiles, y tendrán una relación de contenido en la que se enumere y describa cada uno de los documentos que conformen el trámite.

 

  1. El Archivo Municipal podrá devolver los envíos de documentos que no cumplan los requisitos señalados.

 

Artículo 6. Ingresos extraordinarios

 

Los ingresos extraordinarios de documentos en el Archivo Municipal, ya sea por donación, compra o legado, requerirán acuerdo formal del órgano municipal competente, según la normativa vigente.  Los documentos se deben acampanar de un inventario que, previa comprobación, será rubricado por el archivero municipal y por el secretario del Ayuntamiento.

 

 

CAPÍTULO III. De la clasificación, descripción y expurgo.

 

Artículo 7. Clasificación y descripción

 

  1. Los documentos recibidos en el Archivo Municipal serán objeto de todas las operaciones técnicas precisas para su correcta descripción e instalación.

 

  1. El jefe del Archivo elaborará las normas de régimen interno que regularán el funcionamiento concreto del Archivo Municipal, así como las normas de organización y descripción de las series documentales conservadas en las oficinas de las distintas dependencias municipales. Estas normas deberán ser aprobadas por el Pleno del Ayuntamiento.

 

  1. El Archivo Municipal facilitará la preparación en técnicas de archivo al personal administrativo de las oficinas municipales.

 

Artículo 8. Selección y expurgo

 

  1. El Jefe del Archivo podrá elaborar unas normas de expurgo tendentes a evitar la acumulación de copias, duplicados, minutas, circulares repetidas, etc., así como de diarios oficiales, revistas y publicaciones cuya consulta pueda realizarse en hemerotecas o bibliotecas públicas.

 

  1. La selección de los documentos originales para su expurgo se realizará mediante la aprobación del Ayuntamiento Pleno, a propuesta del jefe del Archivo, con los informes pertinentes de los responsables de las oficinas productoras y de acuerdo con la legislación vigente.

 

 

CAPÍTULO IV. De la conservación y seguridad de los documentos.

 

Artículo 9. Instalaciones

 

  1. El Archivo Municipal deberá estar ubicado en el edificio de Servicios Administrativos del Ayuntamiento. El local constará de dos zonas diferenciadas, una zona de trabajo con despachos, sala de consulta y biblioteca auxiliar, y otra zona de depósito de documentos.

 

  1. Las instalaciones deberán cumplir las normas técnicas precisas que garanticen la conservación y seguridad de los fondos frente a factores degradantes naturales o accidentales.

 

Artículo 10.  Reproducciones

 

Se procurará la reproducción por medio de microformas o disco óptico de aquellos documentos cuya naturaleza o estado de conservación hagan aconsejable el uso restringido del original.

 

Artículo 11.  Conservación y restauración

 

  1. El jefe del Archivo asesorará sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la Administración para procurar la adecuada conservación de los documentos.

 

  1. Igualmente propondrá la adopción de las medidas oportunas para la restauración de los documentos deteriorados.

 

CAPÍTULO V. Del acceso y servicio de los documentos

 

Artículo 12.  Consulta

 

  1. Los ciudadanos tienen derecho a consultar libremente los documentos conservados en el Archivo Municipal, sin más limitación que la derivada de la naturaleza de los documentos, de su estado de conservación o de aquellos otros factores determinados por la legislación vigente.

 

  1. Las consulta de documentos se regirá por el procedimiento establecido en las normas de acceso que se elaboren al respecto y que serán aprobadas por el Ayuntamiento Pleno.

 

Artículo 13.  Préstamo

 

  1. Los documentos del Archivo Municipal sólo podrán ser prestados a los Servicios Administrativos Municipales y a los miembros de la Corporación en los términos establecidos por los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

 

  1. El procedimiento de préstamo será mediante la cumplimentación de la correspondiente Hoja de Préstamo.
  1. Los documentos prestados deberán devolverse al Archivo Municipal en el plazo máximo de tres meses y en perfecto estado. Sólo en casos excepcionales podrá ampliarse este plazo, previa petición razonada al Archivo.

 

Anualmente el jefe del Archivo informará al órgano de gobierno correspondiente sobre las infracciones realizadas en este sentido.

 

  1. Los documentos, libros o expedientes del Archivo Municipal no podrán salir de las dependencias municipales, salvo en los siguientes casos:

 

  • Cuando sean requeridos por Organismos Públicos o Tribunales de Justicia, siempre y cuando no sea aceptada por dichos organismos fotocopia o copia autorizada.
  • Cuando se acuerde su reproducción a través de microformas, disco óptico o cualquier otro sistema convenido.
  • Para ser encuadernados cuando el formato de los documentos lo requiera.
  • Para ser sometidos a procesos de restauración.
  • Para la realización de exposiciones.
  • Cuando se trasladen las instalaciones del Archivo Municipal.

 

En todos los casos se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservación de los documentos, así como el reintegro de los mismos.

 

  1. De todo original remitido a los Tribunales de Justicia o a un Organismo Público se dejará fotocopia o copia autorizada en el Archivo, según lo dispuesto en el artículo 171.2 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

 

Artículo 14.  Información y difusión

 

El Archivo Municipal se halla igualmente al servicio de la investigación y la cultura, por lo que deberán promoverse actividades divulgativas y pedagógicas que den a conocer a vecinos y escolares el Patrimonio Documental de su municipio.

 

Asimismo, el Ayuntamiento potenciará la publicación de instrumentos de información y descripción de los fondos documentales del Archivo.

 

Artículo 15. Final

 

Para lo no establecido en el presente articulado regirá lo dispuesto en el Artículo 1.3 de este Reglamento.

 

Aprobado en Pleno 11/01/2000